E-mailler ile başa çıkmanın altın kuralı.. 3,2,1,action..

Mektuplara, zarflara  ve pullara veda edeli çok uzun yıllar oldu.

Artık tüm dünya ile iletişimimizi elektronik mektuplarla sağlıyoruz.

Yeri geliyor yan odamızdaki insanlarla bile e-mail ile fikir alışverişinde bulunuyoruz.

Ulusal ya da uluslararası tüm bağlantılarımızla en ideal (ve de en resmi; yoksa whatsapp ile de konuşabilirsiniz) iletişim aracımız onlar.

Gün içinde yüze (rakamla 100) yakın e-mail alırız. Birçoğu spam ya da spam-imsi olmasına rağmen en az 10-15 tanesi bizim için önemli haberler içeriyordur.

Bir e-mail aldığımızda içeriği bizim için şunlardan birine uyacaktır.

  • Çöp
  • Okumalık
  • Saklamalık
  • Cevap vermelik
  • Bişey yapmalık

Bu başlıkların hemen hemen aynısını daha önce “Get Things Done” konusunda da görmüştük. E-maillerimize de aynı algoritma ile yaklaşabiliriz.

E-mail yönetiminde en önemli soru; aldığımız e-mail içeriğinin cevap-çalışma-iletişim vb gibi bir ACTION gerektirip gerektirmemesi.. Action gerektiren e-mailler en kritik e-maillerimizdir.

Bu sebeple;

KRİTİK SORU: E-mail bir eylem (action) gerektiriyor mu?

Cevabınız hayır ise iş kolay;

a. Okumadan sil

b. Okuduktan sonra sil

c. Okuduktan sonra arşivle

d. Ertele- ilerde tekrar değerlendirirsin

Cevabınız evet ise; hemen o ACTION ı gerçekleştirmeniz gerekmez. “TO DO” listenize ekleyin. Sonra halledersiniz. Hallettiğiniz işleri de ARCHIVE bölümüne kaldırabilirsiniz ancak ideali tamamlanmış e-maillerinizi sakladığınız bir “DONE” dosyanızın olması.

Sonuçta bilgisayarınızın e-mail uygulamasında 4 tane temel dosya bulunmalı tüm e-mailleriniz için.

  • INBOX: Gelen tüm e-maillerin yeraldığı bölüm
  • ARCHIVE: Action gerektirmeyen ancak önemli diyebileceğin e-mailleri sakladığın bölüm.
  • TO DO: Action gerektiren e-mailleri gönderdiğin ve daha sonra girip action ları tamamladığın bölüm.
  • DONE: Daha önce “TO DO” da olan ve tamamladığın görevleri sakladığın bölüm.

inbox zero_2

Unutmamak gereken iki unsur;

* Akıllı telefonunuzda ya da bilgisayardaki tüm e-mail uygulamaları çok efektif “search” fonksiyonları içeriyorlar. İlerde size lazım olan eski e-maillerinize search ile ulaşabilirsiniz. E-mailleri isim isim, konu konu arşivlemeye gerek yok. Sadece “ARCHIVE” dosyasında kalsın.

* “INBOX ZERO” önemli bir felsefedir. Gün içinde size gelen tüm e-mailler öncelikle inboxda yer alacak, ancak sizin yapmanız gereken onu uygun yerine yerleştirmek. Gün sonunda INBOX ınız boş olsun. “TO DO” daki işleri de fırsat buldukça tamamlamaya çalışın.

Dip not: Daha önce de belirttim, ben Airmail uygulamasını kullanıyorum e-mail yönetimi için. Bu saydığım tüm işlevleri çok pratik bir şekilde sağlıyor, ancak asıl kullanma nedenim Evernote, Wunderlist gibi yaşamımın merkezindeki uygulamalarla bağlantısı olması. Dilediğim e-maili Evernote umda saklayabiliyor, dilediğim işi takvimime ya da “to do” iş listeme ekleyebiliyorum.

Yorum yaz